电子公文归档规范开始施行文本类统

国家标准化管理委员会在年第26号公告中批准《党政机关电子公文归档规范》（以下简称《规范》）已于年6月1日正式实施。《规范》根据保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则，除了规定党政机关电子公文文档归档格式，例如文本类统一要求为OFD格式，还对归档流程、元数据要求、归档数据组织等提出了具体要求，对电子公文的收集、整理、移交、接收以及电子公文归档系统功能要求、归档接口要求等作出了规定，为党政机关规范开展电子公文归档提供了依据，也为其他机关和企业事业单位电子文件的归档提供了参考。《规范》规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式要求，适用于各级党政机关电子公文系统产生的电子公文的归档和处理。其他机关和企业事业单位的电子公文的归档和处理也可参照执行。那么《规范》到底规定了哪些内容呢，主要是归档中的12个环节——捕获、录入，转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认。下面我们来简单的介绍一下：捕获、录入及转换这部分是电子档案的制作过程，捕获就是收集产生的公文。我们在收集电子文件的时候不能叫收集要叫捕获。就像空姐、空少有些场合叫乘务员，飞机有些场合叫航空器，马云有些场合叫爸爸一样。在不同的语境下，有不同的叫法。这里主要要注意一点：不同于纸质文件直接收到一块就行了，电子文件收集一定要把元数据也一起收过来。而元数据就是指档案的公文标识、文种、份号、紧急程度、发文字号等等。录入则是针对有些单位的公文可能不全是在公文系统上形成的，又或者是比较久远的纸质文件公文，对这部分公文，要能够通过扫描、著录等方式转为电子文件并能传到档案管理系统里。转换是指转换文件格式。为了确保归档的电子文件能够长期识读，《规范》中规定了不同文件类型的指定格式。比如文本文件就要求转换为双层OFD文件（显示层、元数据层）。文本类文档格式统一要求为OFD格式组件、编号、封装这三个功能放一起说。组件跟文书档案的组件思路一模一样。与纸质文书档案组件的区别在于：纸质文件组件完毕的成果是把正本、定稿等订在一起，成为一件。电子文件组件结果是形成一个文件夹。把这个文件夹用档号命名，里面的正本、定稿这些可以叫做子件，子件命名方法是在档号的末位再增加一个层级，就完成了编号。最终形成一层层文件夹嵌套的结构，这个结构叫归档信息包，形成这个结构的过程就是封装。管理与归档至于移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认，我们统一把他们称为管理与归档的部分。移交检测和接收检测就是对归档信息包里电子文件的真实、完整、可用、安全性进行检查。真实、完整、可用、安全性也就是常说的四性检测。最后提交就是把电子文件交到档案部门。完成了提交，电子文件也随之进入中间库或档案管理系统。后续档案人员会对待归档电子文件再次进行检查，检查后没发现问题，档案管理系统会进行“接收”，一方面登记表上会签上档案部门的名字完成形式上的交接；另一方面档案进入档案管理系统，完成整个归档流程。那么为什么要制订这个标准呢简言之，规范确定了档案机关文秘部门、信息化部门的电子档案系统标准。过去档案部门对前端的OA系统提功能需求时可能需要拿出好几个标准，比如版式文件标准、封装标准、文书、声像的元数据标准，电子文件归档标准等等，档案人员不一定全看全了解，开发人员也未必全部照做。这就对归档后的电子公文档案应用，造成了一定的麻烦。现在通过这个《规范》既规定了档案文档的格式，又规范归档文件中的一系列应用标准，填补了我国在电子公文归档国家标准领域的空白，完善了党政机关电子公文系列标准体系。该标准的施行是我国党政机关电子公文管理规范化进程中的重要事件，有效打通党政机关电子公文形成、办理、归档、保存全流程电子化的“最后一公里”，实现电子公文仅以电子形式归档和保存起到了重要的推动作用。那么如何选择电子档案管理系统呢先说结论：当然是选择数科网维的电子档案应用解决方案了！数科电子档案解决方案关于捕获、录入及转换部分，目前公文归档主要问题在于旧有纸质或其他格式公文的格式转换，以及电子公文成文发文中大量元数据的提取保留。对于纸质文件，数科利用OCR技术，可自动批量将纸质文件转换为OFD格式，至于其他格式的电子文档转换，数科电子档案解决方案可自动提取元数据，并且在公文应用过程中进行预归档，大大提高了公文归档效率，最终生成高于规范标准两层，包含显示层、内容层、元数据层的三层OFD格式电子档案。而对于组件、编号、封装——数科电子档案解决方案具有自动组卷、自动编目、自动添加封底封面等一系列自动封装处理功能，并可支持个性化添加水印，

转载请注明：http://www.0431gb208.com/sjslczl/7152.html