你是不是每天一上班，办公桌上杂乱不堪，一想工作任务乱七八糟，电话在一旁响个不停。你是不是每天下班后，觉得自己又忙又晕，累了一天都觉得啥也没干。报了那么多时间管理课程，学会了列清单，区分重要紧急原则。可是一到实际应用，根本用不上，反而看着清单焦虑。不是你不努力，是你选择的分解任务的方式不正确。在此我向各位推荐一本时间管理经典著作，《搞定》。书中提到的GTD技巧，通过处理承诺、解除负担、清空大脑、自下而上办理四个方面，成为了一项经典的事务处理法则，让全球千万读者轻松高效工作。今天我们引用其中的一个经典片段，谈谈如何确定行动步骤，明白到底下一步该干啥，免得你简单地看着工作目录发呆。在星期三下午3点22分时，你如何选择下一步行动呢？这个时候，你可以按顺序采用下面四个标准：情境、有多少时间、有多少精力和重要性。前三个标准描述了你每次采取行动的制约因素，第四个标准则是评估行动的价值大小。情境每时每刻，你都受限于自己的行动能力。只有很少一部分事情对地点没有特别要求（像拿一支钢笔和一张纸就可起草对一个项目的想法），但是，大多数事情都只能在特定的地点完成（在家或办公室），或者需要借助某些特定的工具（如一部电话、一台电脑），而这正是限制我们行动选择的首要因素。事情总是多得做不完，你可以每次只做一件事。无论是否已经采取行动，关键在于使自己保持良好的状态。有多少时间你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素。如果5分钟后你就必须去开会，你现在就不可能去执行那些耗时更久的行动。有多少精力你有多少精力呢？某些事情需要你头脑清醒、思路清晰、富于创造力，而另一些则要求你具备充沛的体力。还有一些事情则对这两方面都没有特别要求。重要性当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后，最后你就要判断哪个行动选项会给你最高的回报了。现在，你有1个小时的时间，你坐在办公室里守着电话和电脑，你的精力指数为7.3（最高为10）。你应该做些什么呢？给客户回一个电话？考虑一下新的提案？处理一下语音信箱里的留言和电子邮件？或者联系一下你的配偶，看看她/他这一天过得怎么样？我们都知道，解决任务的唯一方式就是行动。那么当你准备行动时，如何选择至关重要，哪怕是吃饭这件小事，先夹菜还是先吃米饭，也有必要做出决策。如果不考虑清楚行动的先后，如何行动，就如同不磨刀误了砍柴工。想高效轻松，首先磨快思维选择之刀，知道自己到底要咋干。那如何磨刀不误砍柴工的高效行动。按照书中内容，我们可以提炼出这4个标准。1、情境，行动所需要的环境，是在家还是公司，是有电脑还是铅笔就行。2、有多少时间，你有多少时间来进行这个行动，这个时间对行动够不够。3、有多少精力，你有多少精力来完成这个行动，同样够不够。有的是需要思维敏捷，有的需要你体力充沛。在此要合理测定你的精力，比如你在很困怠时，去搞创作，那太低效了。4、重要性。行动有多重要，简单可以看作他能给你带来多少回报。我们再拿磨刀不误砍柴工这个经典小故事来理解这四个标准。两兄弟一个直接上山砍柴，一个在家磨刀再上山砍柴。老大简单的认定砍柴任务需要的情景就是上山，时间要很长，费力气很多，前面他都考虑的没错，但是行为的回报实在很低，他没去考虑，所以他低效辛苦。老二呢，他不认为砍柴这个任务仅仅需要上山。他分解成了磨刀和砍柴两个任务，所以他把磨刀情景选在了家里，用较少的部分，较多的注意力去磨刀，这个磨刀行动定下来后，发现很重要，因为能回报他高效的砍树，然后再进行第二项行动，他所耗费的时间精力就少了很多。我在写作时，也发现了同样的规律。上次周末晚上7点，我准备坐下来写作业，发现环境很吵无法静心，电脑还出现了卡顿，情景不符合。我强行让自己坐在桌前，一天的忙碌让大脑很晕，无法思考，精力不够，当晚我必须8点前完成，一个小时加排版时间很紧张。我没有与其他的行动对比重要性，固执地坐在桌子前，忘了要陪孩子玩的约定，结果这样低效的创作没有任何价值，反而让孩子当晚不高兴。因此，我后来将写作这项任务，移到早上6点。确定写作需要情境，安静有电脑的地方，符合这点的，单位和家里都没问题。时间，早起1个小时写稿子，提前选好足够。精力，早起的状态最佳。重要性，早起写能够早点完成，可以不影响白天的工作，不导致焦虑，值得早起行动。所以说，对于杂乱的生活，先用这4个原则确定的是怎么做，后面便不会焦躁不安，按照计划完成就好。当然GTD原则，远不只如此简单，它更是一种理念，让自己与时间和谐共处。我们有机会继续分享。
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